Tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittely Router Group Oy:llä

Router Group Oy on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi. Kaikki tiedot, jotka annat meille, pysyvät luottamuksellisina. Rekisterinpitäjänä olemme sitoutuneet noudattamaan kaikessa toiminnassamme henkilötietoja koskevaa lainsäädäntöä.

Koska meille on tärkeää, että asiakkaamme sekä muut sidosryhmämme ymmärtävät ja saavat läpinäkyvästi tietoa siitä, miten käytämme heidän henkilötietojaan, annamme sinulle tällä sivulla kokonaiskuvan muun muassa siitä, kehen voit ottaa yhteyttä, miksi henkilötietojasi tarvitaan, kuinka kauan henkilötietojasi tarvitaan, luovutetaanko henkilötietojasi eteenpäin sekä miten voit käyttää henkilötietoihin liittyviä oikeuksiasi.

Rekisterinpitäjä

Router Group Oy

3099917-7

Konetie 33 A, 90620 Oulu

Tietosuojavastaava ja yhteystiedot:

Jarkko Makkonen

tietosuoja@routergroup.fi

Noudatamme toiminnassamme kaikkia henkilötietojen käsittelyn yleisperiaatteita, jotka ovat

1. Lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys
   
   Henkilötietoja on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi.
   
2. Käyttötarkoitussidonnaisuus
   
   Henkilötietoja saadaan kerätä vain tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla.
   
3. Tietojen minimointi
   
   Henkilötietojen on oltava asianmukaisia ja olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään.
   
4. Täsmällisyysvaatimus
   
   Henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä. Router Group Oy on sitoutunut siihen, että kaikki virheelliset ja epätäsmälliset tiedot oikaistaan tai poistetaan viipymättä.

Mitä henkilötietoja keräämme ja käsittelemme?

Keräämme sinusta vain tiettyihin laillisiin käyttötarkoituksiin tarpeellisia tietoja. Keräämme tietoja suoraan sinulta ollessasi yhteydessä meihin ja käyttäessäsi palveluitamme. Yritysten yhteyshenkilöiden yhteystietojen osalta tiedot voidaan saada asiakasyritykseltä sekä suoramarkkinointitarkoitukselta kolmansilta osapuolilta.

Mihin tarkoitukseen käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi vain niihin tietosuojalainsäädännön mukaisiin käyttötarkoituksiin, joihin tiedot on kerätty. Tietojasi voidaan käsitellä muun muassa tarjotaksemme sinulle palvelujamme ja hoitaessamme asiakassuhdettamme tai hoitaessamme työsuhteeseen tai muuhun sopimussuhteeseen liittyviä velvoitteita tai kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu aina tietosuojalainsäädännössä esitettyyn yhteen tai useampaan oikeusperusteeseen.

Näitä perusteita ovat muun muassa:

1. Suostumus
   
   Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
   
2. Sopimus
   
   Henkilötietoja voidaan käsitellä sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisterinpitäjä ja asiakas ovat osapuolia, tai kyseisen sopimuksen tekoa edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.
   
3. Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
   Henkilötietoja voidaan käsitellä, kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen, kuten työnantajavelvoitteiden noudattamiseksi.
   
4. Oikeutettu etu
   
   Oikeutettu etu henkilötietojen käsittelyperusteena on kyseessä, kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Tällainen oikeutettu etu on suoramarkkinointi, jota varten käsittelemme vain yritysten yhteyshenkilöiden suoramarkkinointitarkoitusta varten välttämättömiä yhteystietoja.
   
5. Elintärkeä etu
   
   Henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi.

Henkilötietojen ryhmät

Kaikki rekisterissä olevat tiedot muodostavat loogisen kokonaisuuden.

Tilausten käsittelyyn ja kyytien tarjoamiseen liittyvät tiedot

• Asiakkaan nimi
• Asiakkaan sähköpostiosoite
• Asiakkaan puhelinnumero
• Lähtöosoite ja määränpää
• Tilaukseen tai kuljetukseen liittyvät muut tiedot

Taksini-sovelluksen asiakasprofiili

• Asiakkaan nimi
• Asiakkaan yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Kuljetukseen liittyvät lisätiedot
• Suosikkiosoitteet (Taksini-sovellus ei kysy sovelluksen käyttäjän kotiosoitetta, mutta käyttäjällä on mahdollista tallentaa kotiosoitteensa suosikkiosoitteisiinsa)
• Tilaushistoria, kuten
• tilausnumero
• taksinnumero
• kuljettajan etunimi
• päivämäärä ja kelloaika
• lähtöosoite ja määränpää

Tavaroiden ja palveluiden vuokraus ja osto

• Asiakkaan nimi
• Asiakkaan osoite
• Asiakkaan sähköpostiosoite
• Asiakkaan puhelinnumero

Suoramarkkinointitiedot

• Suoramarkkinoinnissa yrityksille voimme käsitellä seuraavia kolmansilta saamiamme yritysten yhteyshenkilöiden tietoja
• nimi
• sähköpostiosoite

Työnhakijan henkilötiedot

• Työnhakijan perustiedot
• Etu- ja sukunimi, syntymäaika- ja paikka, osoite, postinumero ja -toimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, EU-kansalaisuutta, työlupaa koskevat tiedot.

• Koulutus ja kokemustaidot
   
  • Koulutus, kielitaito, käydyt kurssit, ammatti, työkokemus, mahdollinen erityisosaaminen, nykyinen sekä aiemmat työsuhteet sekä niiden kesto ja laatu, suosittelijat, ajokorttitiedot ja auton käyttömahdollisuus.
    
• Työnhakuun ja rekrytointiin liittyvät muut tiedot
   
  • Mahdollinen työhakemus, ansioluettelo ja kuva
  • Henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot
  • Mahdollisesti hankittavat henkilöluottotiedot lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa hakuprosessissa erikseen määritellyt muut tiedot.
    
• Työnhakijan toiveet
   
  • Toiveet työhön sijoittumisesta ja työpaikasta, palkkatoive, toivottu työn aloittamisajankohta ja muut mahdolliset toiveet.

Muut tiedot

• Kuljetuksiin liittyvät tiedot
• Löytötavaroihin liittyvät tiedot, kuten katoamisajankohta, asiakasta kuljettaneen auton numero ja kuvaus kadonneesta tavarasta
• Paikkatieto henkilön käyttäessä yrityksen mobiilisovellusta

Kuka käsittelee henkilötietojasi?

Tietojasi käsittelevät ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtävien suorittaminen välttämättä vaatii pääsyn tietoihisi. Käytössämme olevat tietojärjestelmät ovat alalla yleisesti hyväksytyin teknisin toimenpitein suojattuja. Koulutamme henkilökuntaamme säännöllisesti tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä. Näin turvaamme tietojesi luottamuksellisuuden ja niiden käsittelyn lainmukaisuuden koko niiden elinkaaren ajan.

Router Group Oy käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyn tukena, esimerkiksi IT-järjestelmien ylläpitoon ja kehitykseen. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Router Group Oy:n toimeksiannosta. Tietojen käsittelyssä noudatetaan aina voimassa olevaa lainsäädäntöä ja Router Group Oy:n ohjeistusta. Ohjeistusten noudattaminen taataan muun muassa organisaatioiden välillä olevien sopimusten avulla. Emme salli kolmansien osapuolten myydä tai käyttää tietojasi omiin tarkoituksiinsa.

Miten suojaamme henkilötietosi?

Tietojasi suojataan riskianalyysiin perustuvien asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden avulla. Näitä suojakeinoja ovat muun muassa seuraavat:

• Manuaalisesti tallennetut tiedot sijaitsevat kulunvalvonnalla suojatuissa tiloissa
• Tietojen käyttö on rajattu käyttövaltuuksin
• Tietojen käyttö on ohjeistettu organisaatiossa
• Työntekijät koulutetaan tietojen käyttöön ja tietosuojaan liittyviin toimintatapoihin
• Tiedot on varmennettu ja suojattu asianmukaisesti

Router Group Oy:llä on olemassa toimintatavat, joiden avulla hallitaan epätodennäköisiä, mutta mahdollisia henkilötietojen tietoturvaloukkauksia.  Näiden toimintatapojen tarkoituksena on tunnistaa mahdollisimman tehokkaasti henkilötietoihin kohdistuva tietoturvaloukkaus ja minimoida siihen liittyvät vahingot.

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksia voivat olla esimerkiksi tietojärjestelmään tehty tietomurto tai luvaton tietojen luovuttaminen tai julkaiseminen, jonka seurauksena henkilötietoja tuhoutuu, häviää, muuttuu, luovutetaan luvattomasti tai henkilötietoihin pääsee käsiksi henkilö, jolla ei ole oikeutta käsitellä tietoja.

Ilmoitamme henkilötietojen tietoturvaloukkauksista viipymättä tietosuojaviranomaiselle, sekä tarvittaessa myös rekisteröidyille, eli sinulle. 

Mikäli havaitset Router Group Oy:tä koskevan henkilötietojen tietoturvaloukkauksen tai muun tietosuojaan tai tietoturvaan liittyvän ongelman ilmoitathan siitä Router Group Oy:n tietosuojavastaavalle, kiitos!

Kenelle luovutamme henkilötietojasi?

Henkilötietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat tämän asiakasrekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteen sopimaton rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen toimeksiannon kanssa.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkopuolisia toimijoita henkilötietojensa käsittelyn tukena muun muassa seuraavissa asioissa:

• IT -järjestelmien ylläpito ja kehitys
• Maksunvälitys
• Laskutukseen liittyvä postitus
• Laadunvalvonta
• Markkinointi

Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän toimeksiannosta ja rekisterinpitäjän lukuun. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja sitä tehdään aina tämän selosteen mukaisesti. Tämä taataan muun muassa organisaatioiden välillä olevien sopimusten avulla.

Tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla, sekä historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu ei-tunnistettavissa olevaan muotoon.

Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli rekisterinpitäjä myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Rekisterinpitäjä voi siirtää rekisterin sisältämiä tietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä asiakkuuden ja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

Työnhakijan henkilötietoja ei luovuteta kolmansille.

Emme myy henkilötietojasi ulkopuolisille toimijoille.

Miten kauan henkilötietojasi säilytetään?

Noudatamme tietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita. Henkilötietojasi säilytetään kunnes niiden tarve tai oikeutus niiden säilyttämiselle päättyy. Tiettyihin henkilötietoihin liittyy lainsäädännöstä tulevia säilytysvelvoitteita, joiden perusteella tietoja saatetaan säilyttää hyvinkin pitkään. Työnhakijan henkilötiedot poistetaan rekrytointiprosessin loputtua.

Lisätietoja henkilötietojen säilyttämisestä saat tietosuojaselosteista.

Mitkä ovat oikeutesi?

Alla olemme kuvanneet oikeutesi ja niihin liittyvät periaatteet:

1. Oikeus tietojen tarkastamiseen
   
   Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, onko henkilötietojasi käsitelty rekisterinpitäjän toimesta sekä maksuton jäljennös henkilötiedoista. Jäljennös toimitetaan joko sähköisesti tai asiakirjana postitse. Kirjallinen tarkastuspyyntö esitetään kirjallisena sähköpostiosoitteeseen tietosuoja@routergroup.fi tai postitse Router Group Oy / Tietosuoja, Konetie 33 A, 90620 Oulu. Suullinen pyyntö voidaan esittää rekisterinpitäjän luona osoitteessa Konetie 33 A, 90620 Oulu. Sinulla on myös oikeus saada tietää mistä henkilötietosi on hankittu, miksi niitä tarvitaan, kuinka kauan niitä tarvitaan, onko henkilötietojasi luovutettu tai aiotaanko niitä luovuttaa eteenpäin ja kenelle, onko tietoja siirretty EU:n ulkopuolelle ja miten ne tällöin on suojattu, käytetäänkö tietojen käsittelyssä automaattista käsittelyä – jos, miten se toimii, sekä miten voit käyttää henkilötietoihin liittyviä oikeuksiasi.
   
2. Oikeus tietojen oikaisemiseen
   
   Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Tiedon virheellisyys ratkaistaan tapauskohtaisesti sen perusteella, onko tieto käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen (tarpeeton, puutteellinen, vanhentunut).
   
3. Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
   
   Henkilötietosi poistetaan Router Group Oy:n rekistereistä, mikäli niiden säilyttämiseen ei ole lainmukaista velvoitetta. Kaikki pyynnöt tietojen poistamisesta käsitellään tapauskohtaisesti ja mikäli tietojen säilyttämiselle ei ole olemassa perustetta, tiedot poistetaan.
   
4. Käsittelyn rajoittaminen
   
   Sinulla on oikeus tietyissä laissa määritellyissä erityistilanteissa pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.
   
5. Käsittelyn vastustaminen
   
   Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai mikäli henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten.
   
6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
   
   Sinulla on oikeus pyytää tietosi koneluettavassa muodossa siirrettäväksi eteenpäin toiselle palveluntarjoajalle. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat elektronisessa muodossa ja joiden käsittely perustuu, joka suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen.
   
7. Oikeus peruuttaa suostumus
   
   Niissä tilanteissa, joissa henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen kyseinen suostumukseen perustuva käsittely lopetetaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneeseen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
   
8. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle
   
   Mikäli katsot, että emme ole käsitellyt tietojasi lainmukaisesti voit tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle. Toivomme kuitenkin, että olet aina ensisijaisesti yhteydessä ensin tietosuojavastaavaamme, jotta asia saadaan selvitettyä.

Käyttääksesi oikeuksiasi toimi seuraavasti:

Ota yhteys tietosuojavastaavaamme sähköpostitse tai postitse

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Jarkko Makkonen

tietosuoja@routergroup.fi

Jarkko Makkonen

Router Group Oy,

Konetie 33 A, 90620 Oulu.

Jos rekisteröity sitä pyytää, tiedot voidaan antaa suullisesti edellyttäen, että rekisteröidyn henkilöllisyys on vahvistettu muulla tavoin. Rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää rekisteröidyltä lisätietoja henkilöllisyyden vahvistamiseksi, mikäli rekisterinpitäjällä on perusteltu syy epäillä pyynnön esittäneen luonnollisen henkilön henkilöllisyyttä.

Vastaamme kaikkiin rekisteröityjen oikeuksiin liittyviin pyyntöihin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos esität pyynnön sähköisesti, tiedot toimitetaan sinulle yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos erityisesti pyydät ne postitse. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Mikäli määräaikaa jatketaan, ilmoitamme sinulle viivästymisestä ja siihen johtuneista syistä kuukauden sisään pyynnön vastaanottamisesta.